Las empresas, sin importar su tamaño o razón social, son cada vez más conscientes de la importancia y la necesidad de comunicarse, no solo hacia el exterior sino también internamente.
Las redes sociales son una herramienta, que en muchos casos, solamente se emplean para la comunicación con el público o los clientes. Sin embargo las nuevas tecnologías también pueden ser un valioso instrumento en las comunicaciones corporativas.
La comunicación interna de una empresa puede ir desde el simple uso del teléfono o el correo electrónico, entre jefes y empleados, para la transmisión de datos o información de tipo laboral, hasta el empleo de las herramientas web 2.0para eventos especiales.Pero una verdadera política de comunicaciones internas debe estar planeada y diseñada para mejorar los procesos comunicativos y facilitar el trabajo entre el personal, pero además la comunicación corporativa es tan importante, que se se proyecta al exterior de la compañía, por lo tanto es aconsejable seguir algunas normas mínimas que coordinen las acciones comunicativasPaso a paso
Como primera medida, hay que definir bien las funciones de cada uno de los miembros que componen la empresa y el papel que van a cumplir dentro de la misma. Además, hay que decidir cómo se llevará a cabo la comunicación: Puede ser tanto horizontal (todos los integrantes de la empresa tienen el mismo nivel desde el punto de vista de la comunicación y están interrelacionados entre sí) o vertical (cuando un miembro o grupo de ellos serán los que comuniquen al resto). Lo más apropiado es conseguir una mezcla de las dos, dependiendo del tipo de información a transmitir.
Igualmente hay que establecer las herramientas que se usarán (correo electrónico, redes sociales, teléfono, boletines internos, reuniones), el modo de emplearlas y su periodicidad.
A partir de aquí se puede definir una estrategia de comunicación interna que mejorará el funcionamiento de cualquier empresa, sea pequeña, mediana o grande.
Teoría de campo
De acuerdo con Beatriz Escobar Sanz Dranguet, Consultora del Grupo Gesfor, el uso de las Redes Sociales en comunicaciones corporativas se puede explicar con la teoría de campo de Kurt Lewin, que fue inspirada por la teoría de la relatividad y la teoría cuántica a principios del siglo XX.
Afirma que esta teoría describe el origen del comportamiento del individuo en función de dos variables, persona y ambiente: “Las personas nos comportamos de forma diferente en grupo e individualmente, esto es la base de la Psicología Social y su extensión al ámbito Web 2.0 dirige la implantación de las nuevas tecnologías”.
“Esta sencilla fórmula sobre las variables que intervienen en el comportamiento humano, nos aporta una información valiosísima a la hora de determinar la necesidad de usar o no redes sociales en espacios organizacionales de comunicación interna, como por ejemplo una intranet”.
Añade la experta que el éxito del uso de las redes sociales, estará directamente relacionado con el tipo de personas que forman parte de la organización, así como con el ambiente de trabajo.
Pero y ¿Cómo usar adecuadamente las redes sociales en espacios de comunicación interna?
Señala Sanz Dranguet que en muchas ocasiones se implantan estrategias rápidas, basadas en la moda, donde la inversión es alta y el resultado escaso. “De nada sirve por ejemplo incluir blogs como herramienta de comunicación en la intranet de una empresa, si no disponemos de empleados involucrados y participativos que lideren y dinamicen los espacios”.
Por eso recomienda un modelo de implantación de herramientas sociales, para el uso interno en la organización, donde lo primero es preguntarse ¿Cómo es “mi organización” y que comportamiento puedo esperar?
El modelo de intervención se lleva a cabo en varios pasos:
• Análisis de la organización (personas y entorno) que permite predecir el comportamiento mediante variables como la edad y características del perfil de sus miembros.
• Identificación y medición de áreas de mejora en la organización.
• Diseño e implantación del modelo de intervención: identificación de plataforma de portales de acuerdo a las necesidades y definición de etapas (fases) del proyecto.
Advierte Sanz que las herramientas sociales, en cualquier organización, es incuestionable y es una evolución natural en la que debe involucrarse, pues es claro que las redes sociales permiten mejorar en la organización aspectos clave como la colaboración, la cohesión, el liderazgo o la motivación, que redundan directamente en la productividad.
“Además estas soluciones se basan en principios profundamente descritos por la psicología social, entre otros por la teoría del campo de Lewin, como hemos visto. Sin embargo debemos de ser cautelosos en la implantación y adaptar la Web 2.0 a la cultura de cada compañía en concreto, pues no existe una fórmula universal de implantación, cada organización debe establecer los ingredientes de su fórmula de transformación”, manifiesta finalmente.
Sin lugar a dudas que cada día son más las organizaciones que utilizan las herramientas web 2.0 en sus políticas de comunicación interna y externa. Los casos de éxito son muchos y por eso es importante, para las Pymes, su acercamiento a las nuevas tecnologías de la comunicación y la información, tales como las Redes Sociales, para mejorar y darle un valor adicional a las comunicaciones entre los miembros de la organización.
Por Periodista Digital, Ricardo Rodríguez
Equipo Mipagina.net
